G4S-I ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE PÕHIMÕTTED

Isikuandmete vastutav töötleja on AS G4S Eesti (G4S), registrikood 10022095, Paldiski mnt 80, 10617 Tallinn.

  1. 1 Sissejuhatus

    1. 1.1 Siit leiad informatsiooni kuidas ja millistel eesmärkidel toimub isikuandmete töötlemine ja milliseid meetmeid rakendame isikuandmete kaitsmiseks.
    2. 1.2 Lähtume isikuandmete töötlemisel alltoodud põhimõtetest:
      1. 2.1.1 isikuandmeid töödeldakse seaduslikult, õiglaselt ja andmesubjekti suhtes läbipaistvalt;
      2. 2.1.2 isikuandmeid kogutakse ainult konkreetsel ja kindlaks määratud eesmärgil;
      3. 2.1.3 isikuandmed on õiged ja ajakohastatud;
      4. 2.1.4 isikuandmeid säilitatakse andmesubjekti tuvastamist võimaldavas vormis ainult seni, kuni see on isikuandmete töötlemise eesmärgiks vajalik;
      5. 2.1.5 isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab isikuandmete piisava turvalisuse, sealhulgas kaitse lubamatu või ebaseadusliku töötlemise ja juhusliku kadumise, hävimise või kahjustumise eest, rakendades selleks vajalikke tehnilisi või korralduslike meetmeid ning tegutsedes isikuandmete kaitse üldmäärusest tulenevate andmesubjektide õiguste alusel.
    3. 1.3 Töötleme isikuandmeid konfidentsiaalselt ja kooskõlas õigusnormidega. Isikuandmed saavad meile teatavaks teenuse osutamise ja toodete müümisega ning meie ekeskkondade kasutamisega seoses.
    4. 1.4 Meie teenuseid ja e-keskkondi saab kasutada lepingulise kliendina, kellegi teise poolt sõlmitud lepingu alusel teenuse kasutajana või lihtsalt külastades e-keskkondi (ilma, et olete lepinguline klient).
    5. 1.5 Muudatustest „G4Si isikuandmete töötlemise põhimõtetes“ teavitame kodulehe kaudu, e-kirja teel või muul mõistlikul viisil. Dokumendi muudatuste halduse avaldame punktis 17. Dokument on kättesaadav kodulehel www.g4s.ee.
  2. 2 Mõisted

    1. 2.1 Vastutav töötleja. Füüsiline või juriidiline isik, kes üksi või koos teistega määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid.
    2. 2.2 Andmesubjekt. Eraisik, kelle kohta on G4Sil teavet või teave, millega on võimalik isikut tuvastada. Andmesubjektid on näiteks kliendid, potentsiaalsed kliendid (küsivad pakkumisi liitumiseks, ent lepingut ei sõlmi), e-keskkondade külastajad, koostööpartnerid ning nende töötajad, G4Si tööle kandideerijad jt.
    3. 2.3 Isikuandmed. Igasugune teave tuvastatud või tuvastatava andmesubjekti kohta. Isikuandmed võivad olla sinu kui eraisikuga seotud konkreetselt või kaudselt. Isikuandmete koosseis on kirjeldatud punktis 3.
    4. 2.4 Isikuandmete töötlemine on igasugune andmesubjekti isikuandmetega tehtav toiming (isikuandmete kogumine, salvestamine, säilitamine, muutmine, juurdepääsu võimaldamine, kasutamine, edastamine, kustutamine, hävitamine).
    5. 2.5 Klient. Füüsiline või juriidiline isik, kes on sõlminud G4Siga teenuse osutamise või toodete ostmise lepingu.
    6. 2.6 Kliendi kontaktisik. Kliendi poolt lepingus määratud eraisik, kellel on õigus klienti esindada G4Siga sõlmitud lepingu täitmisel (näiteks kui häireteenindamise korral ei saa me ühendust kliendiga, võtame ühendust kontaktisikuga selleks, et kooskõlastada edasine häireteenindamine). Vaata lisaks punktist 15 „Muud tingimused“.
    7. 2.7 Volitatud töötleja. Füüsiline või juriidiline isik, kes töötleb isikuandmeid G4Si nimel (arevete koostajad ja väljastajad, võlgade sissenõudjad, andmesüsteemide haldajad ja arendajad, turunduspartnerid jne).
    8. 2.8 Külastaja. Isik, kes külastab e-keskkondi (nt kodulehte). Need on olukorrad, kui kodulehe kaudu avaldate soovi saada pakkumist, tellite tehnikut või kandideerite tööle ajutisele üritusele (nt laulupidu) jne.
    9. 2.9 E-keskkond. Need on keskkonnad, nagu G4Si koduleht, e-teenindus, veebivestluse keskkond jt.
    10. 2.10 Uudiskiri. Lepingulistele klientidele e-postiga saadetav informatsioon, mis sisaldab G4Si poolt pakutavaid tooteid ja teenuseid, kus anname nõu turvalisust puudutavatel teemadel ning jagame teavet enda ja meie koostööpartnerite sooduspakkumiste, tarbijamängude ja kampaaniate kohta. Uudiskirja edastamiseks küsime nõusolekut lepingu sõlmimisel. Uudiskirjast saab loobuda e-keskkonna kaudu või vastava avalduse alusel.
    11. 2.11 Seaduslikkus. Isikuandmete töötlemine saab toimuda lepingu täitmiseks, andmesubjekti nõusoleku alusel, G4Si õigustatud huvi korral, väljaarvatud juhul, kui sellise huvi kaaluvad üles andmesubjekti huvid, ja seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks (turvaseadus, raamatupidamise seadus, töölepingu seadus jne).
    12. 2.12 Õiglus. Andmesubjektil on olemas teave, kuidas tema isikuandmeid töödeldakse (nt küpsiste kasutamise põhimõtted jne).
    13. 2.13 Läbipaistvus. Andmesubjektile kokkuvõtlikult, selgelt ja arusaadavalt edastatav teave tema isikuandmete töötlemise kohta, mis on lihtsasti kättesaadavas vormis, kasutatakse selget ja lihtsat keelt.
    14. 2.14 Eesmärgipärasus. Isikuandmeid kogutakse üksnes kindlaks määratud eesmärkidel.
    15. 2.15 Õigsus. Isikuandmed on õiged ja ajakohastatud ja ebaõiged isikuandmed kustutatakse või parandatakse viivitamatult.
  3. 3 Isikuandmete koosseis

    Jagame andmed kategooriatesse, et oleks kergem mõista nende koosseisu.

    1. 3.1 Põhiandmed on ees- ja perekonnanimi, isikukood, elukoha ja objektiaadress, epostiaadress, telefoninumber, tellitud teenuste või ostetud toodete info (teenused ja lisateenused, seadmete nimetused, teenuste maksumus ja arveldusandmed (maksetähtajad, arvete saatmise viis, esitatud arved ja laekumata arved, andmed võlgnevuste kohta, maksja andmed)), kliendi kontaktisiku ees- ja perekonnanimi ja isikukood, IP-aadress, klientide pöördumised ja telefonikõned, kaebustega seoses esitatud andmed, veebivestlus, küpsised.
    2. 3.2 Häireteateandmed (signaalide logi) tekivad valveseadmestiku kasutamisest ja neid töödeldakse turvaseaduse § 17 alusel. Häireteade sisaldab häireteate saabumise viisi ja aega, häireteate edastanud valveobjekti nimetust ja aadressi, sündmuse kirjeldust ja häireteate menetlemist käsitlevat teavet (toimingud, käsud ja turvatöötajatelt saadav info).
    3. 3.3 Jälgimisseadmestiku andmed tekivad G4Si esindustes ja kontorites jälgimisseadmestiku kasutamisest vara valveks ja isikute kaitseks.
  4. 4 Isikuandmete töötlemise alus ja eesmärgid

    Töötleme isikuandmeid lepingu täitmiseks, seadustest tulenevate kohustuse täitmiseks, õigustatud huvist lähtuvalt või andmesubjekti nõusoleku alusel.

    1. 4.1 Töötlemine lepingu täitmiseks

      Lepingu täitmiseks töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.

      EesmärkAndmekategooria
      Lepingueelne suhtlus (G4Sist küsitud pakkumistele vastamine)Põhiandmed
      Klientide teenindamine (lepingute sõlmimine, isikute tuvastamine, klientide pöördumiste ja teeninduskõnede haldamine)Põhiandmed
      Teenuste osutamine ja toodete müüminePõhiandmed
      Kliendiandmete parandamine ja täiendaminePõhiandmed
      Arveldus (arvete koostamine, esitamine ja maksete kogumine)Põhiandmed
      Võlgnevuste sissenõudmine ja loovutaminePõhiandmed
      Kohtute poole pöördumine õigusnõuetega seosesPõhiandmed
    2. 4.2 Töötlemine õigustatud huvi korral

      Õigustatud huvist lähtuvalt töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.

      EesmärkAndmekategooria
      Kontaktisikute isikuandmete töötleminePõhiandmed
      Teenuse kvaliteedi ja kliendirahulolu analüüsimine (kliendi rahulolu uuringud)Põhiandmed, häireteateandmed
      Toodete ja teenuste arendaminePõhiandmed
      Krediidivõimelisuse ja maksekäitumise hindamine, et otsustada kas ja millistel tingimustel kliendile teenust või toodet müüaPõhiandmed
      Kliendiürituste ja kampaaniate korraldaminePõhiandmed
      Kliendi ja külastajate käitumise analüüsimine e-keskkondadesPõhiandmed
      Organisatsioonilistel eesmärkidel andmete edastamine G4S Grupi siseseltPõhiandmed
      Jälgimisseadmestiku kasutamine G4Si esindustes ja kontoritesJälgimisseadmestiku andmed
      IP-aadresside töötlemine rünnakute ja pettuste vältimiseksPõhiandmed
      Asukoha andmete töötlemine (GPS- ja mobiilimastide koordinaadid vms)Põhiandmed
      Küpsiste töötleminePõhiandmed
    3. 4.3 Töötlemine nõusoleku alusel

      Nõusoleku alusel töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.

      EesmärkAndmekategooria
      Uudiskirja saatminePõhiandmed
      VeebivestlusPõhiandmed
    4. 4.4 Töötlemine seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks

      Seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.

      EesmärkAndmekategooria
      Riigiasutuste päringutele vastaminePõhiandmed, häireteateandmed, jälgimisseadmestiku andmed
      Teenuse osutamisega seotud häireteadete salvestamine (signaalide logi)Häireteateandmed
      RaamatupidaminePõhiandmed
      Andmesubjektide päringutele vastamine isikuandmete kaitse üldmäärusest tulenevate kohustuste täitmiseksPõhiandmed, häireteateandmed, jälgimisseadmestiku andmed
  5. 5 Isikuandmete töötlemise turvalisus

    Peame isikuandmete konfidentsiaalsena hoidmist ja kaitset väga oluliseks ning rakendame isikuandmete kaitsel asjakohaseid korralduslikke ja tehnilisi meetmeid.

    1. 5.1 Korralduslikud meetmed
      Meie töötajad on informeeritud ja koolitatud andmekaitse küsimustes. Meil on isikuandmete töötlemiseks ja turvalisuse tagamiseks asjakohased juhendid ja eeskirjad. Andmetele juurdepääsuks on kehtestatud juurdepääsu õigused ja juurdepääsu isikuandmetele võimaldatakse üksnes isikutele, kellel on selleks tööülesannetest lähtuv vajadus.
    2. 5.2 Tehnilised meetmed
      Meil on kasutusel andmekogud, mis võimaldavad ligipääsu tasemete määramist ja mõistlikus ning vajalikus ulatuses töötlemistoimingute logimist. Kasutame viirusetõrjet ja tulemüüri, isikuandmete sünonüümimist ja anonüümimist. Isikuandmeid töötlevates infosüsteemides on tagatud riist- ja tarkvara abil isikuandmete konfidentsiaalsus, terviklikkus ja kättesaadavus. Isikuandmete säilimine on tagatud varukoopiate tegemise kaudu.
  6. 6 Küpsiste kasutamine

    Küpsiste abil saame teada e-keskkondade kasutuseelistusi, mis annab võimaluse kujundada kasutust mugavamaks (www.g4s.ee, minu.g4s.ee jt). Täpsemat teavet küpsiste kasutamise kohta leiate „Küpsiste kasutamise põhimõtetest“ kodulehelt (www.g4s.ee).

  7. 7 IP-aadresside töötlemine

    IP-aadress lihtsalt kodulehte sirvides ja punktis 16 toodud avalduse esitamise korral meile teatavaks ei saa. IP-aadress saab teatavaks, kui külastate meie e-teenindust või osalete kampaaniates kodulehe kaudu. IP-aadresside töötlus on vajalik pettuste ja rünnakute vältimiseks (näiteks kampaania auhindade loosimisel saame tuvastada IP-aadressid, millelt tehakse massilistelt päringuid vms juhtumid).

    IP-aadress saab teatavaks, kui avaldate kodulehe kaudu soovi saada pakkumist, tellite tehnikut või kandideerite tööle ajutisele üritusele (nt laulupidu, Saaremaa ralli) jne. Kui kasutate veebivestlust, saab IP-aadress teatavaks. Veebivestluses saame IP-aadressi põhjal teada päringu esitaja geograafilised asukoha andmed. Asukohaandmed ei ole objekti aadress ega arveldamise aadress.

    Google Analytics´i vastavate seadistuste kaudu on tagatud, et küpsiste kasutamisega IP-aadress teatavaks ei saa.

  8. 8 Asukoha andmete (geolokatsioon) töötlemine

    Asukoha andmete (GPS- ja mobiilimastide koordinaadid vms) töötlemine toimub juhul, kui objekti asukoha jälgimine on: 1) vajalik muutuva asukohaga objekti valvamiseks (näiteks autovalve, elektrooniline isikukaitse) või 2) mugavusteenuste pakkumiseks (näiteks kasutaja asukohast lähtuvalt tehtavad meeldetuletused AIKO teenuse puhul). Mugavusteenuste puhul määrab klient ise mobiiltelefonist, kas annab G4Si mobiilirakendusele ligipääsu enda asukoha andmetele.

  9. 9 Välislinkide kasutamine

    Meie veebilehtedel võib olla linke kolmandate isikute veebilehtedele (isiku tuvastamine pankade kaudu, spordiklubid jne) ja sotsiaalmeedia lahendusi (Facebook, Twitter jne). Soovitame tutvuda iga külastatava veebilehe või rakenduse poliitikaga ja võtta küsimuste korral ühendust konkreetse veebilehe või rakenduse omaniku või haldajaga. Kolmandate isikute rakendused alluvad kolmandate isikute isikuandmete kaitse reeglitele.

  10. 10 Andmete edastamine kolmandatele isikutele

    Edastame isikuandmeid kolmandatele isikutele ulatuses, mis on vajalik punktis 4 toodud eesmärkide saavutamiseks. Teatud juhtudel, nagu kliendi rahulolu uuringud, esitame andmed uuringu läbiviijale isikustamata kujul (isikustama andmed on andmed, mida ei ole võimalik isikutega seostada).

    Isikuandmeid edastame:

    1. 10.1 andmesubjekti esindajale või tema poolt näidatud volitatud isikule. Näiteks andmesubjekt volitab enda nimel volikirja alusel andmeid avalikustama tema poolt näidatud kolmandale isikule;
    2. 10.2 andmesubjekti avalduse alusel teisele vastutavale töötlejale (andmete ülekandmise õiguse teostamine);
    3. 10.3 volitatud töötlejatele (arhiiviteenus, võlgade sissenõudmine, võlanõude loovutamine kolmandale isikule, arvete koostamine ja väljastamine, infosüsteemide arendamine, Google For Works platvormi töövahendid, kliendi rahulolu uuringute läbiviimine jne).
    4. 10.4 riigiasutustele (politsei- ja piirivalveamet, maksu- ja tolliamet, kohus, konkurentsiamet, tarbijakaitseamet jne).
  11. 11 Andmesubjekti õigused ja pöördumiste esitamine

    Andmesubjektil on isikuandmete töötlemisega seoses õigus:

    1. 11.1 saada teavet kogutud isikuandmete kohta;
    2. 11.2 tutvuta kogutud andmetega;
    3. 11.3 ebaõigete isikuandmete parandamisele;
    4. 11.4 taotleda andmete kustutamist. Andmed saab kustutada, kui ei ole seaduslikku alust edasiseks töötlemiseks;
    5. 11.5 nõuda isikuandmete töötlemise piiramist. Õigus tekib siis, kui isikuandmete töötlemine ei ole seaduse alusel lubatud või andmesubjekt vaidlustab isikuandmete õigsuse. Õigus nõuda isikandmete töötlemise piiramist ajaks, mis võimaldab G4Sil isikuandmete õigsust kontrollida või kui isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik või andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist;
    6. 11.6 nõuda andmete ülekandmist. Andmesubjektil on õigus saada isikuandmed masinloetaval kujul endaga kaasa või nõuda andmete edastamist teisele vastutavale töötlejale. Samas me ei taga, et teine teenusepakkuja on võimeline andmeid väljastataval kujul vastu võtma.
    7. 11.7 esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta, mis toimub õigustatud huvi alusel;
    8. 11.8 võtta tagasi nõusolek, kui isikuandmete töötlemise aluseks on andmesubjekti nõusolek;
    9. 11.9 pöörduda kaebusega G4Si, Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole, kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel on tema õigusi rikutud.
  12. 12 Laste isikuandmete töötlemine

    Me ei töötle alla 18-aastaste isikute isikuandmeid, kuna me ei sõlmi lepinguid alla 18-aastaste isikutega. Vaata lisaks punktist 15 „Muud tingimused“.

  13. 13 Isikuandmete säilitamine

    1. 13.1 Isikuandmeid säilitame perioodil, mis on vajalik eesmärkide saavutamiseks (näiteks kampaanias osalejate andmed anonüümime pärast kampaania lõppemist) või seni kaua, kuni seadusega pandud kohustuste täitmine seda ette näeb.
    2. 13.2 Kui ärivajadusest lähtuvalt vajame statistikaks andmeid kauem kui eespool nimetatud punktis oleme välja toonud (nt häirelogide statistikat piirkondade lõikes, patrullekipaažide väljasõitude ülevaadet ajalises vaates jne), säilitame andmeid anonüümitud kujul. Anonüümimine tähendab, et andmed ei ole isikustatavad tagasi.
    3. 13.3 Arhiveeritud andmekogudes tagame isikuandmete kaitse korralduslike (rakendatud on rollipõhine ligipääs jne) ja tehniliste meetmetega (andmekogude deduplitseerimine andmete kiireks taastamiseks jne).
    4. 13.4 Tabelis on toodud isikuandmete säilitamise tähtajad. Tegemist ei ole täieliku loeteluga. Teatud juhtudel kehtivad kustutamisele erandid (nt kahjujuhtumite korral säilitame signaalide logi kauem). Kustutamist võime keelata oma õiguste kaitseks (nt andmeid on vaja kohtumenetluses).
    Isikuandmete kirjeldusSäilitamise tähtaeg
    G4S juhtimiskeskuse ja tehnilise toe kõned numbrilt/numbrile 1911 ja 651 19114 kuud
    Signaalide logi1 aasta
    Pretensioonide tõttu säilitatud teenust tõendav materjal3 aastat 6 kuud (nõudeõiguse tekkimisest)
    Veebivestlus2 kuud
    Jälgimisseadmestiku salvestised (G4Si kontorites ja esindustes)1 kuu
    Kirjavahetus klientidega7 aastat lepingu lõpetamisest
    Kliendi kontaktisikute andmed3 aastat 6 kuud lepingu lõpetamisest
    Kliendilepingud ja -lisad7 aastat lepingu lõpetamisest
    Esmased hinnapakkumised (kui lepinguni ei jõuta)3 aastat
    Hinnapakkumised (süsteemide parendusettepanekud)7 aastat lepingu lõpetamisest
    Raamatupidamise andmed7 aastat lepingu lõpetamisest
    Võlgnevuse andmed, kui ei ole sissenõudmise menetlust3 aastat
    Võlgnevuse andmed, kui on alustatud kohtu kaudu sissenõudmise menetlust10 aastat võlgnevuse tekkimisest
  14. 14 Teeniduskõnede salvestamine

    Salvestame kõned AS G4S Eesti numbrile/-numbrilt 1911 ja 651 1911 ja (G4Si juhtimiskeskus). Telefonikõnede salvestamine on teenuse osutamise lahutamatu tingimus. Salvestamise eesmärk on kasutada kõnesalvestusi tahteavalduste või tehtud tehingute tõendamiseks ja klientide paremaks teenindamiseks. Samal eesmärgil salvestatakse kõned juhtimiskeskuse vahetuse ülema numbritele/numbritelt 651 1930 ja 651 1931 ja tehnilise toe kõned numbrile/numbrilt 1911 ja 651 1911. Kõne kohta on teada toimumise aeg, helistaja number ja valitud number.

  15. 15 Jälgimisseadmestiku kasutamine G4Si kontorites ja esindustes

    Kasutame G4Si kontorites ja esinduses jälgimisseadmestikku vara ja isikute kaitseks. Jälgimisseadmestiku kasutamisest teavitame videovalve kleebistega. Jälgimisseadmestiku salvestisele tagame juurdepääsu riigiasutustele õigusrikkumiste menetlemiseks (politsei- ja piirivalveamet jne). Andmesubjekt võib põhjendatud sooviavalduse korral taotleda enda kohta käiva salvestise vaatamist või väljastamist (punkt 16 kohaselt). Jätame sooviavaluse rahuldamata, kui salvestiste näitamine kahjustab teiste isikute huve (kui salvestisel on nähtavad ka teised isikud).

  16. 16 Muud tingimused

    Klient tagab, et tema kontaktisik on informeeritud, mis eesmärkidel G4S andmeid kasutab ja millised andmed on ta G4Sile esitanud (ees- ja perekonnanimi, telefoni number, isikukood), ning on andnud nõusoleku andmete esitamiseks. Kontaktisikute andmeid kasutatakse vaid andmete töötlemise eesmärkide saavutamiseks. Kontaktisikud ei osale rahulolu uuringutes ega kampaaniates jne. Kontaktisiku isikukood saab teatavaks, kui klient võimaldab kontaktisikul kasutada e-teenindust. Klient tagab, et kontaktisik ei ole alla 18-aastane.

  17. 17 Kontakt

    Isikuandmete töötlemisega seotud teabe saamiseks, andmete korrigeerimiseks, kaebuste esitamiseks ja nõusolekute tagasivõtmiseks saab esitada päringut veebilehe www.g4s.ee/andmekaitse kaudu või G4Si esindustes. Küsimuste korral pöörduge tel 651 1800. Punkt 10 alusel tehtud päringutele vastame 30 päeva jooksul. Kui vastamine on oluliselt rohkem aega ja ressurssi nõudev, pikendame vastamise tähtaega kuni kahe kuu võrra. Tähtaja pikendamisest anname teada kohe, kui pikendamise vajadus on selgunud. Avalduse esitamisega ei teki G4Si andmebaasi IP-aadressi.

  18. 18 Dokumendi muudatused

    Avaldamise kuupäevKehtivuse algus ja versiooni numberMuudatuste sisu punktide kaupa
    25.05.201825.05.2018 vers 1Esmakordne
    01.01.202201.01.2022 vers 2Lisatud p 8 „Asukoha andmete (geolokatsioon) töötlemine“. Lisatud tabelisse p 4.2 „Asukoha andmete töötlemine (GPS- ja mobiilimastide koordinaadid vms)“.